RESUMEN DEL PUESTO: Apoya al Gerente en la gestión de la elegibilidad laboral y el cumplimiento tributario del personal internacional de la Universidad. Este puesto implica el análisis técnico avanzado de la tributación de extranjeros no residentes (NRA), la supervisión del Formulario I-9 y la verificación de empleo relacionada con visas, y sirve como punto de contacto principal para los empleados internacionales. Actúa como respaldo del Gerente en materia de informes regulatorios e interpretación de políticas para garantizar el cumplimiento institucional ininterrumpido. Realiza otras funciones según se le asignen.
FUNCIONES DEL PUESTO:
30% – Esencial – Soporte de Cumplimiento y Ejecución Técnica
Análisis fiscal: Realiza evaluaciones fiscales diarias para no residentes, incluyendo la determinación de la elegibilidad para los tratados fiscales y la supervisión de los sistemas de software utilizados para la retención de impuestos internacionales.
Supervisión de verificación: Ayuda en la verificación diaria de la elegibilidad laboral de más de 1000 empleados internacionales, asegurando que toda la documentación se ajuste al Código Federal
Reglamentos (CFR).
Preparación para auditorías: Realiza revisiones internas de los expedientes de empleo internacionales para identificar y corregir deficiencias en el cumplimiento normativo antes de los ciclos de presentación de informes federales o estatales.
30% – Esencial – Asesoramiento y Comunicación
Asesoramiento directo: Proporciona orientación a los jefes de departamento, al profesorado y al personal internacional en relación con los impuestos sobre la nómina, las exenciones de la seguridad social y las restricciones de autorización de trabajo.
Desarrollo de recursos: Elabora y actualiza materiales de comunicación, manuales de capacitación y contenido web para ayudar a la comunidad universitaria a desenvolverse en los procesos de contratación internacional.
Enlace interdepartamental: Coordina con el departamento de nóminas, recursos humanos y la oficina de estudiantes/investigadores internacionales para garantizar un flujo de datos fluido y una aplicación coherente de las políticas.
30% – Esencial – Gestión de Sistemas y Procesos
Integridad de los datos: Gestiona el mantenimiento técnico de las bases de datos internacionales de empleo y del software fiscal de la NRA.
Mejora de procesos: Supervisa los cambios en las regulaciones federales y estatales y propone actualizaciones a los flujos de trabajo internos para aumentar la eficiencia y mitigar el riesgo legal.
Asistencia en la elaboración de informes: Prepara datos preliminares para la presentación de informes de fin de año (como los formularios 1042 y 1042-S) y otras declaraciones federales obligatorias.
10% – Esencial – Asesora y guía a empleados internacionales en la preparación, recopilación y revisión de documentos para la verificación de elegibilidad laboral, prueba de presencia sustancial, determinación del estatus de residencia, retención de impuestos y análisis de tratados fiscales. Procesa la documentación recopilada, envía los formularios requeridos para E-Verify y retención de impuestos a la unidad correspondiente dentro de RR. HH. y Nómina. Revisa y procesa solicitudes de contratación internacional. Crea y mantiene archivos precisos. Facilita el proceso de solicitud de la Seguridad Social para contrataciones internacionales. Procesa actualizaciones en los sistemas aplicables. Responde a consultas recibidas por teléfono, correo electrónico u otros medios. Informes internacionales, vencimientos de visas y actualizaciones de autorización de trabajo: Prepara y ejecuta el Programa de Estudiantes y Visitantes de Intercambio y actualizaciones de PeopleSoft. Capacitación: Ayuda con presentaciones de capacitación para departamentos universitarios sobre temas internacionales.
