-
Resumen de trabajo
- El propósito de este puesto de tiempo completo es brindar apoyo administrativo para el alquiler de instalaciones y eventos especiales, así como crear y administrar el programa Buffton101: El Corazón de Nuestra Ciudad dentro del Departamento de Eventos y Espacios del Municipio de Bluffton. Esta función coordina los procesos administrativos y mantiene registros precisos relacionados con las instalaciones municipales, los eventos patrocinados y no patrocinados por el municipio, y facilita el programa Buffton 101: El Corazón de Nuestra Ciudad. El trabajo se realiza bajo la supervisión del Subgerente de Eventos y Espacios.
-
Funciones laborales esenciales
- Eventos y lugares
- Brinda apoyo en la administración de las instalaciones alquiladas por el municipio y de los eventos especiales, tanto organizados por el municipio como externos, garantizando el cumplimiento de las políticas y los procedimientos establecidos.
- Mantiene registros precisos y actualizados de reservas, contratos, pagos y la documentación requerida en los sistemas internos y las herramientas de seguimiento.
- Utiliza programas de Microsoft Office, en particular Excel, para realizar un seguimiento del alquiler de instalaciones, gestionar datos y respaldar la elaboración de informes departamentales.
- Supervisa los plazos de entrega de la documentación de alquiler.
- Realiza investigaciones y recopila información para satisfacer las necesidades del departamento, incluyendo equipos, servicios y mejoras operativas.
- Utiliza Canva y Adobe Creative Suite para producir señalización para eventos y comunicaciones digitales, garantizando la coherencia con los estándares de marca del municipio.
- Asiste y participa en las reuniones de planificación de eventos y en las reuniones internas del personal.
- Brinda apoyo operativo in situ durante eventos patrocinados por el municipio y eventos ajenos a él para garantizar una ejecución exitosa.
- Presenta información sobre la historia y los recursos de la ciudad a través de actividades abiertas al público para fomentar la participación de la comunidad.
- Responde a consultas por correo electrónico, teléfono, mensaje de texto y en persona.
Bluffton 101
- Se desempeña como representante informado y carismático del pueblo de Bluffton, promoviendo la historia, la cultura y la identidad de la comunidad como el corazón de la región de Lowcountry.
- Imparte presentaciones y facilita sesiones educativas para diversos públicos, incluidos nuevos empleados municipales, empresas locales, grupos comunitarios y visitantes.
- Desarrolla, coordina e implementa el programa Bluffton 101: El corazón de nuestra ciudad, que incluye talleres, visitas guiadas y eventos especiales.
- Mantenerse al día sobre la historia, los eventos y las iniciativas comunitarias de Bluffton.
- Colabora en las actividades de marketing y promoción, incluyendo la captación de miembros de la comunidad y las oportunidades de participación.
- Brinda un excelente servicio al cliente y crea un ambiente acogedor e inclusivo para los participantes.
- Realiza un seguimiento de la asistencia, recopila comentarios y ayuda con la elaboración de informes para evaluar el éxito del programa e identificar oportunidades de crecimiento.
- Realiza otras tareas afines que le sean asignadas.
-
Calificaciones
- Educación y experiencia:
Título de asociado (se prefiere licenciatura) y tres (3) años de experiencia laboral relacionada en planificación, organización o facilitación de eventos; o una combinación equivalente de educación y experiencia.Licencias o Certificaciones:
Licencia de conducir válida de Carolina del Sur.Requisitos especiales:
Ninguno.Conocimientos, habilidades y habilidades:
- Conocimiento de procesos contables y presupuestarios.
- Conocimiento de cómo manejar emergencias.
- Conocimientos de Canva y/o Adobe Creative Suite.
- Conocimiento de la historia, la cultura y la comunidad de Bluffton, con pasión y deseo de compartir ese conocimiento con los demás.
- Habilidades de organización y gestión del tiempo, junto con atención al detalle.
- Habilidades de comunicación, incluyendo la verbal, la no verbal y la escrita.
- Habilidades para hablar en público.
- Habilidades en atención al cliente.
- Habilidad para manejar equipos de oficina estándar, incluyendo Microsoft Office, en particular Excel.
- Capacidad para mantener registros precisos y realizar un seguimiento de múltiples plazos.
- Capacidad para presentar la información de forma organizada, atractiva y accesible.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y también en colaboración dentro de un entorno de equipo.
- Capacidad para trabajar en colaboración con el personal, los proveedores y el público.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y adaptarse a un entorno de ritmo acelerado.
- Capacidad para presentar información con seguridad en entornos públicos e interactuar con audiencias diversas.
- Disponibilidad para colaborar en eventos, incluyendo algunas tardes y fines de semana.
-
Demandas físicas y entorno laboral
- El trabajo es ligero. El empleado con frecuencia debe aplicar 10 libras de fuerza para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos. Ocasionalmente, debe ejercer hasta 20 libras de fuerza para mover objetos. Además, los puestos en esta clasificación generalmente requieren equilibrio, trepar, gatear, agacharse, sentir, agarrar, manipular, percibir sonidos a niveles normales de conversación, discriminar entre sonidos, arrodillarse, levantar, destreza manual, agudeza mental, tirar, empujar, alcanzar, movimientos repetitivos, hablar, estar de pie, inclinarse, expresar ideas verbalmente, agudeza para analizar datos/trabajar con percepción de color o profundidad/determinar precisión u observar instalaciones y caminar.
Las tareas se realizan principalmente en una oficina comercial moderadamente ruidosa con fotocopiadoras,
teléfonos e impresoras, además de algo de tránsito peatonal ligero. Las tareas también se realizan en varios lugares de eventos, incluyendo cierta exposición a las condiciones climáticas exteriores, mudanzas
maquinaria, humos y partículas en suspensión, productos químicos tóxicos o cáusticos y riesgo de descarga eléctrica.
- La ciudad de Bluffton tiene derecho a revisar esta descripción de trabajo en cualquier momento. Este
La descripción no representa de ninguna manera un contrato de trabajo.
La ciudad de Bluffton se compromete a aplicar una política de igualdad de oportunidades laborales para solicitantes y empleados, cumpliendo con las leyes locales, estatales y federales. La política del Pueblo es emplear personas calificadas sin discriminación con respecto a raza, credo, color, religión, edad, sexo, país de origen nacional, estado civil, discapacidad, orientación sexual, identidad de género, información genética, afiliación política, etnia o estatus en cualquier otro grupo protegido por la ley federal/estatal/local. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.
