FECHA DE APERTURA: 22 de mayo de 2025 FECHA DE CIERRE: 22 de junio de 2025
NÚMERO DE PUESTO ESTATAL: 60028044
RANGO SALARIAL: $46,655 – $66,488 BANDA Y NIVEL: AI10-06
HORARIO DE TRABAJO: Permanente de 12 meses, tiempo completo, de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 5:00 p. m.
UBICACIÓN: Escuela de Artes y Humanidades del Gobernador de Carolina del Sur, Greenville, SC
CALIFICACIONES MÍNIMAS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA: Licenciatura o campo relacionado y experiencia en administración pública, administración de empresas, planificación o relaciones públicas: o un diploma de escuela secundaria y 7-10 años de experiencia en administración de empresas, planificación o relaciones públicas.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Debe tener la capacidad de anticipar las necesidades, pensar críticamente y ofrecer soluciones a los problemas con un alto nivel de profesionalismo y confidencialidad. El Asistente Ejecutivo debe tener la capacidad de trabajar de forma independiente en tareas y proyectos, desde su concepción hasta su finalización, y desenvolverse con éxito en un puesto multifacético que requiere la capacidad de gestionar una amplia variedad de actividades y asuntos confidenciales con discreción.
RESUMEN DE LAS RESPONSABILIDADES DEL TRABAJO:
El Asistente Ejecutivo del Presidente es responsable de brindar apoyo ejecutivo integral, en una relación de trabajo individual con el Presidente, en la gestión diaria de la escuela. El puesto sirve como secretario de la Junta Directiva y como enlace con la Junta de la Fundación, los Vicepresidentes y funcionarios gubernamentales, incluyendo, entre otros, las Oficinas del Gobernador, el Departamento Estatal de Administración, el Superintendente Estatal de Educación y la Comisión Estatal de Ética. Este puesto es el principal punto de contacto para los grupos de interés internos y externos en todos los asuntos relacionados con la Oficina del Presidente.
Deberes y responsabilidades característicos
- Completar una amplia variedad de tareas administrativas que faciliten la capacidad del Presidente de dirigir eficazmente la organización manteniendo la discreción y la confidencialidad en las relaciones con todas las partes internas y externas, incluyendo:
- Proporcionar una gestión de calendario sofisticada para el presidente.
- Priorizar consultas y solicitudes mientras se solucionan conflictos, se toman decisiones y se hacen recomendaciones para garantizar interacciones diarias fluidas.
- Cumplir con las reglas administrativas establecidas en los estatutos con respecto a todos los asuntos relacionados con la escuela.
- Colaborar en proyectos especiales; diseñar y producir documentos, informes y presentaciones complejos;
- Recopilar y preparar información para reuniones con personal y partes externas;
- Redactar y preparar correspondencia; y
- Mantener listas de contactos, hacer arreglos de viaje y completar informes de gastos.
- Colaborar estrechamente con el Presidente y los líderes administrativos para mantenerlos bien informados sobre los próximos compromisos y responsabilidades, haciendo el seguimiento correspondiente. Supervisar el acceso directo al tiempo y la oficina del Presidente y contribuir a la creación de resultados positivos. Ahorre tiempo al Presidente leyendo, investigando, recopilando y analizando información con antelación, según sea necesario. Coordinar todas las reuniones y/o retiros del Equipo Administrativo y asistir en otras reuniones y eventos según sea necesario.
- Proporcionar el papel de "guardián" y "puerta de enlace", proporcionando un puente para una comunicación fluida entre el presidente y la comunidad del campus, demostrando liderazgo para mantener la credibilidad, la confianza y el apoyo con todas las partes interesadas. Completar proyectos asignando trabajo al personal apropiado en nombre del presidente.
- Coordinar las actividades de difusión del Presidente. Dar seguimiento a los contactos establecidos por el Presidente para cultivar relaciones continuas.
- Actuar como principal punto de contacto para los grupos de interés internos y externos en todos los asuntos relacionados con el Presidente, incluyendo aquellos de carácter altamente confidencial o crítico. Investigar y priorizar antes de determinar el curso de acción, la derivación o la respuesta más adecuada, aplicando su criterio para reflejar el estilo del Presidente y la política de la organización. Comunicarse directamente, y en nombre del Presidente, y responder a correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas durante y fuera del horario laboral habitual, según sea necesario.
- Servir como Secretario de la Junta y brindar apoyo a la Junta Directiva. Organizar y manejar toda la logística para las reuniones y eventos de la Junta: programar reuniones; proyectos de agenda; desarrollar, compilar y distribuir materiales de presentación; y registrar las actas de las reuniones. Adherirse al cumplimiento de las normas y reglamentos aplicables establecidos en los estatutos en relación con los asuntos de la Junta.
- Representar a la escuela y la Oficina del Presidente de manera positiva a través de excelentes habilidades de seguimiento y buen juicio, teniendo un conocimiento sólido de la misión y filosofía de la escuela.
- Realiza otras funciones que le asigne el Presidente.
Conocimientos, habilidades, capacidades y características
- Experiencia significativa en apoyo ejecutivo. Se valora especialmente la experiencia como secretaria de consejo.
- Conocimiento experto de Microsoft Office, Google Suite y gestión de calendarios; capacidad para diseñar y editar presentaciones y materiales gráficos.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, así como de gestión del tiempo; capacidad demostrada para cumplir plazos. Toma decisiones adecuadas e informadas sobre prioridades y tiempo disponible.
- Habilidades organizativas excepcionales y atención impecable a los detalles.
- Alto grado de profesionalismo en el trato con diversos grupos de personas, incluidos miembros de la Junta, empleados, líderes comunitarios, donantes y otros socios externos.
- Capacidad para completar un gran volumen de tareas y proyectos con poca o ninguna orientación.
- Capacidad para mantener un alto nivel de integridad y discreción en el manejo de información confidencial.
- Capacidad para funcionar bien en un entorno de ritmo rápido y cambiar de marcha en cualquier momento; realiza tareas adicionales según se le asignen.
- Perspicacia empresarial: tiene un fuerte sentido comercial y puede descifrar prioridades y tomar decisiones acertadas cuando es necesario.
- Compromiso con la excelencia: desempeñar funciones al más alto nivel posible de manera constante.
- Excelente comunicador: capaz de interactuar con personas de todos los niveles de manera segura y profesional.
- Demostrar capacidad y temperamento para trabajar con información sensible.
- Jugador de equipo: tengo experiencia orientada al trabajo en equipo y un enfoque colaborativo.
- Enfoque en el servicio: dedicado a cumplir con las expectativas del Presidente, la Junta Directiva, la Fundación, los empleados, los estudiantes y los padres manteniendo relaciones efectivas.
- Capacidad de pensar creativamente y con sentido de urgencia ante situaciones y eventos que requieren una respuesta o cambio rápido.
- Capacidad para crear y mantener un ambiente acogedor; brindar apoyo en la gestión de eventos según se solicite.
Las personas interesadas deben completar una Solicitud de Empleo Estatal en www.careers.sc.gov. No se aceptarán solicitudes después de la fecha límite. No se aceptarán las solicitudes enviadas por fax.
