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Resumen de trabajo
- El Coordinador de Servicios Públicos brinda apoyo administrativo esencial a los Servicios Públicos. Brinda apoyo administrativo para Comunicación y Difusión Comunitaria según se le asigne. Actúa como apoyo administrativo para diversas juntas y comités. Atiende diversas consultas generales y confidenciales de ciudadanos y empleados; colabora en la coordinación de respuestas y el seguimiento en Cartegraph. Realiza tareas especializadas con mínima supervisión, incluyendo administración, análisis presupuestario y actividades relacionadas. El candidato deberá identificar las necesidades del departamento, comunicarse con fluidez con personas de diversos sectores, el gobierno y los residentes locales, y comprender las complejidades del entorno de la construcción y el gobierno municipal. Este puesto reporta directamente al Director de Servicios Públicos y le proporciona apoyo administrativo.
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Funciones laborales esenciales
- Las siguientes funciones son normales para este puesto. La omisión de declaraciones específicas sobre las funciones no las excluye de la clasificación si el trabajo es similar, relacionado o una asignación lógica para esta clasificación. Es posible que se requieran y asignen otras funciones.
- Realiza apoyo administrativo a los Servicios Públicos.
- Mantiene el inventario de Servicio Público y el mantenimiento de los equipos e instalaciones de la Ciudad.
- Crea e ingresa órdenes de compra para el departamento.
- Ingresa y procesa requisiciones, facturas y otras solicitudes de pago en el sistema relacionado.
- Coordina y programa el trabajo relacionado con reuniones/eventos públicos, incluidas limpiezas comunitarias anuales, campañas de divulgación y participación pública a través de comités designados por la ciudad; hace copias; prepara paquetes para agendas y procesa varios documentos.
- Supervisa y asigna transacciones con tarjetas de compra para el departamento.
- Programa y coordina las actividades del departamento, incluidas reuniones, capacitaciones y almuerzos.
- Prepara y mantiene carpetas de contratos consistentes con las políticas y procedimientos de la ciudad.
- Revisa las facturas de los contratos. Colabora con el departamento de finanzas para procesar los pagos de acuerdo con las políticas y procedimientos municipales.
- Realiza tareas de análisis de presupuesto que incluyen, entre otras, análisis de tendencias, año hasta la fecha, proyecto hasta la fecha, real frente a presupuesto, porcentaje completado, etc.
- Proporciona apoyo departamental y ayuda al público según sea necesario, ya sea por teléfono o en persona.
- Escribe una variedad de documentos, incluyendo correspondencia, memorandos, informes, etc.; verifica su exactitud e integridad.
- Ingresa una variedad de datos en la computadora; prepara informes y registros; filtra, verifica y concilia datos de entrada; realiza ediciones y actualizaciones.
- Recoge y distribuye el correo entrante y saliente, mantiene los suministros departamentales y coordina el mantenimiento del equipo del departamento.
- Realiza otras tareas que le sean aparentes o asignadas.
- Funciona con software de gestión de activos basado en SIG (Cartegraph y ArcGIS) para aprovechar los datos de gestión de activos.
- Ayudar a mantener los inventarios de suministros y realizar recuentos de inventario y es responsable de documentar las actividades diarias en los libros de registro.
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Calificaciones
- Educación y experiencia:
Se prefiere licenciatura. Diploma de bachillerato o GED y experiencia moderada en oficina o una combinación equivalente de formación y experiencia.
Licencias o Certificaciones:
Licencia de conducir válida de Carolina del Sur.Requisitos especiales:
Ninguno.Conocimientos, Habilidades y Habilidades:
- Conocimiento de los requisitos de licencia de contratista.
- Conocimiento de prácticas, procedimientos, equipos y técnicas de asistente de oficina estándar.
- Conocimiento de programas, contratos y políticas municipales y departamentales.
- Habilidad para comunicarse, tanto verbalmente como por escrito.
- Habilidad para operar una computadora personal utilizando aplicaciones de software estándar o personalizadas apropiadas para las tareas asignadas, incluido el software de seguimiento de permisos.
- Capacidad para calcular funciones matemáticas básicas. Experiencia en Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
- Capacidad para comprender y seguir políticas, procedimientos e instrucciones orales y/o escritas.
- Capacidad para utilizar procesos de pensamiento lógicos y creativos para desarrollar soluciones de acuerdo con especificaciones escritas y/o instrucciones orales.
- Habilidad de hacer muchas cosas a la vez.
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Demandas físicas y entorno laboral
- Este trabajo requiere el ejercicio regular de hasta 10 libras de fuerza y el ejercicio frecuente de hasta 25 libras de fuerza; el trabajo regularmente requiere sentarse, hablar o escuchar, usar las manos para tocar, manipular o sentir y movimientos repetitivos y ocasionalmente requiere estar de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas o gatear, alcanzar con las manos y los brazos, empujar o tirar y levantar; el trabajo no tiene requisitos especiales de visión; se requiere comunicación vocal.
para expresar o intercambiar ideas por medio del habla; el trabajo requiere preparar y analizar datos escritos o informáticos, utilizar dispositivos de medición y observar el entorno y las actividades generales; el trabajo no tiene exposición a las condiciones ambientales.Las tareas se realizan en un lugar moderadamente ruidoso (por ejemplo, una oficina comercial con fotocopiadoras, teléfonos y/o impresoras de computadora, tráfico ligero).
- La ciudad de Bluffton tiene derecho a revisar esta descripción de trabajo en cualquier momento. Este
La descripción no representa de ninguna manera un contrato de trabajo.
La ciudad de Bluffton se compromete a aplicar una política de igualdad de oportunidades laborales para solicitantes y empleados, cumpliendo con las leyes locales, estatales y federales. La política del Pueblo es emplear personas calificadas sin discriminación con respecto a raza, credo, color, religión, edad, sexo, país de origen nacional, estado civil, discapacidad, orientación sexual, identidad de género, información genética, afiliación política, etnia o estatus en cualquier otro grupo protegido por la ley federal/estatal/local. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.
